OfficeBooster - Handbuch

1. Installieren
Wird der OfficeBooster auf einer CD geliefert dann startet die Installation automatisch nach Einlegen der CD in das Laufwerk.
Die Installation eines per Download erhaltenen OfficeBoosters wird mit einem Doppelclick auf die aus dem Netz geladene Datei "setup.exe" gestartet.
Nach Abschluss der Installation muss das Programm durch einen Neustart initialisiert werden.

Initialisieren des Programms:
>Home (Startbildschirm) >Start >Lizenzbedingungen akzeptieren

2. Starten
Der OfficeBooster beinhaltet die Module Kommunizieren, Finanz- und Rechnungswesen, Terminverwaltung. Die Verbindung in das Internet wird per Mausclick hergestellt, wenn dem System die relevante Internetadresse bekannt ist und eine Verbindung besteht.
Alle Eingaben müssen per >ENTER bestätigt werden.
Funktionen werden per Mausclick aufgerufen.

Aufruf der Anwendungen:
Home (Startbildschirm: Grüner Button)
>Kommunizieren oder
>Finanzen oder
>Termine oder
>Internet
Der Button Internet stellt die Verbindung zur favorisierten Suchmaschine her, die mit den Absenderdaten eingegeben wurde (s.Eingabe des Absenders).

3. Testen
Zum Testen und besseren Verständnis der erforderlichen Arbeitsschritte wird bei der Erstinstallation des OfficeBoosters ein fiktiver Arbeitsplatz für Frau 'Helga Mustermann' ("hm") eingerichtet. Mit dem Diktatzeichen bzw.Client "hm" kann beliebig experimentiert und getestet werden auch wenn andere Nutzer bereits mit dem System arbeiten. Deren Daten werden nicht gefährdet. Die Datenbank von Frau !!! Mustermann !!! kann jederzeit gelöscht werden. Beim folgenden Aufruf des Programms mit dem Client "hm" wird eine neue Datenbank für Frau Mustermann wieder aufgebaut.

Der Wechsel zwischen der Schreibtastatur und dem Nummernblock ist eine wesentliche Fehlerquelle. Ein häufiger Wechsel sollte deshalb vermieden werden.
Alle Eingaben müssen mit >ENTER bestätigt werden.

Löschen der Testdaten (hm):
>HOME>Programmeinstellungen >Absenderangaben >Bearbeiten >Löschen: hmDBK

4. Lizenzschlüssel eingeben
Nach Ablauf der Testperiode wird die Möglichkeit mit dem OfficeBooster zu arbeiten automatisch beendet. Alle bis zu dem Zeitpunkt erfolgten Eingaben bleiben erhalten und erwarten die Freischaltung durch Eingabe eines Lizenzschlüssels.
Der Lizenzschlüssel wird vom Hersteller des OfficeBoosters nach Geldeingang gesandt. Nach der Eingabe des Lizenzschlüssels ist das Programm erneut zu starten.

Eingabe: Lizenzschlüssel
>HOME>Programmeinstellungen >Lizenzschlüssel

5. Zusätzliche Arbeitsplätze (clients) einrichten
Bis zu 99 voneinander unabhängige Buchhaltungen lassen sich einrichten. Sie werden unterschieden durch eine Kennung, die dem in der Kommunikation üblichen Diktatzeichen entspricht und aus 2 Buchstaben besteht. Diese Kennung wird im Finanzsystem als "Client" bezeichnet.
Ein abgeschlossenes Arbeitssystems (Buchhaltung, Finanzen, Kommunikation etc.) wird durch Eingabe der Absenderangaben eingerichtet. Wenn mehrere Personen gemeinsam mit einer Datenbank vernetzt arbeiten sollen, bitten wir um Kontaktaufnahme zur Festlegung der Steuerung des Datenflusses.

Die Absenderangaben werden ausschliesslich systemintern verwendet (z.B. automatischer Druck Ihres Absenders auf einem Brief u.ä.). Der OfficeBooster enthält keine Routinen zur Übermittlung der Eingaben an Dritte ohne Ihre Zustimmung.

Die erforderlichen Eingaben werden mit der Maske Absenderangaben abgefragt und müssen mit einem Doppelclick bestätigt werden. Zu der Eingabemaske gelangen sie mit folgenden Aufrufen:

Eingabe des Absenders:
>Home (Startbildschirm) >Programmeinstellungen >Absenderangaben >Kuerzel "hm"

Bitte richten Sie sich nach der Vorlage Mustermann, die durch einen Doppelclick auf das Kürzel "hm" angezeigt wird.
Die vom System bereits ausgefüllten Felder sind einer eventuellen künftigen Nutzung des OfficeBoosters in einem Netzwerk vorbehalten.
Unter Internet ist die Adresse der favorisierten Website (z.B. Suchmaschine) einzugeben, die mit einem Doppelclick im Bildschirm HOME aufgerufen werden soll.
Nach dem Speichern der Eingaben kehrt das System automatisch zum Start-Bildschirm "HOME" zurück.
Die Eingabe einer Bankverbindung ist nur erforderlich, wenn Überweisungen mit dem OfficeBooster geschrieben werden sollen.

6. Auswertungen

6.1 Sortieren der Datensätze
Alle Eingaben werden in einer zentralen Datenbank gesammelt.Sie sind mit Kennungen versehen, die ein Sortieren sowie die Zusammenstellung nach den Erfordernissen der Anwender erlauben. Kennungen, die für Standard - Auswertungen benötigt werden, sind fest vorprogrammiert. Andere können entsprechend den Anforderungen frei programmiert werden. Wenn letztere nicht benötigt werden, übergeht man die Eingabe. Die dafür vorgesehenen Felder bleiben unausgefüllt (z.B. Adresseneingabe "Status", manche kennzeichnen eine Adresse als schlechten Zahler, andere als aktives Mitglied oder guten Kunden ....)
Werden für spezielle Anwendungen Zusatzmodule in den OfficeBooster integriert, richten diese bei ihrer Installation eventuell benötigte weitere Speicherplätze ein.
Die im OfficeBooster gelieferten Standard-Module greifen auf folgende Datengruppen zu:

Sortieren der Datensätze
Kommunikation mit einer Adresse: >Kommunikation
Kommunikation mit Adressgruppen: >Kommunikation >Adressbuch (Postadressen oder wwwAdressen oder eMailAdressen)
Kommunikation mit Mitgliedern: >Kommunikation >Mitglieder
Finanzendaten: >Finanzen >Auswertungen

6.2 Markieren der Datensätze
Um eine möglichst grosse Flexibilität für die Auswertungen der Daten zu erreichen, müssen die relevanten Datensätze vor dem Druck oder der Anzeige markiert werden. Die Markierung ist ersichtlich durch das Flag "x" am rechten Rand der Anzeige - Tabelle.

Markieren der Datensätze
Einzelnen Datensatz markieren / demarkieren: >Tabellenzeile (Doppelclick)
Datensatzgruppe markieren: >Sortierschlüssel (Doppelclick)
Datensatzgruppe demarkieren: >Sortierschlüssel (Click) >Markierung entfernen (im Menü Bearbeiten oder Löschen)

6.2 Druck
Der Ausdruck einer relevanten Auswertung erfolgt im Menü Druck der jeweiligen Anwendung. Dort werden auch Hinweise auf die speziellen Erfordernisse gegeben (z.B. Druck von Serien- oder Rundbriefen).

7. Daten sichern!
Auch Ihr Computer kann krank werden. Ersparen Sie sich die Frustration durch ein regelmässiges externes Backup Ihrer Daten!
Temporäre Sicherung (im Verzeichnis rcsHome\tmpBackup): >Datenbank >Daten sichern
Externe Sicherung (vom Finanzamt vorgeschrieben): Relevante FinDBK.mdb im Verzeichnis rcsHome\tmpbackup auf eine CD kopieren.
Durch Löschen von Datensätzen entstehen im Laufe der Zeit in der Datenbank Leerräume. Sie können durch komprimieren entfernt werden:
>Kommunizieren >Adressbuch >Postanschriften >Datenbank >Komprimieren

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